KLOKKENLUIDERSREGELING MARFO B.V.
 
 

Sinds 1 juli 2016 is nieuwe wetgeving van kracht. Deze wetgeving houdt in dat elke organisatie  aanspreekbaar is op te goeder trouw gedane meldingen van redelijke vermoedens van onregelmatigheden respectievelijk van misstanden binnen de organisatie door werknemers en anderen die in een contractuele relatie tot de organisatie staan, zonder dat de melder daardoor geschaad wordt in zijn of haar rechtspositie.

 

Met deze regeling wordt invulling gegeven aan de opdracht tot het toepassen van een klokkenluidersregeling, met als doel bij te dragen aan de verbetering en zo nodig tot correctie van het eigen functioneren van de organisatie.

 

  1. Inleiding

     

    Artikel 1.1: definities

    In deze regeling wordt verstaan onder:

  1. melder: de werknemer die een vermoeden van een misstand of onregelmatigheid heeft gemeld op grond van deze regeling;

  2. werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht. Hieronder zijn mede begrepen uitzendkrachten, gedetacheerden en andere ingehuurde medewerkers, zoals zzp-ers;

  3. een vermoeden van een onregelmatigheid: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele en/of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van Marfo en zodanig ernstig is dat die buiten de reguliere werkprocessen valt en de verantwoordelijkheid van de (direct) leidinggevende overstijgt.

  4. een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een wantoestand, te weten een illegale of immorele praktijk, die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van Marfo en waarbij het maatschappelijk belang in het geding is, in verband met:

    1. een (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie of valsheid in geschrifte;

    2. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen of de aantasting van het milieu;

    3. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;

    4. een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de hierboven onder i. tot en met iii. genoemde feiten.

  5. directie: degene(n) die is (zijn) benoemd als (lid van) het bestuur van Marfo.

  6. raadsman: de raadsman is iedere persoon die het vertrouwen van de melder geniet en op wie uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde.

  7. vertrouwenspersoon: diegene die is aangewezen om als zodanig voor Marfo te fungeren.

  8. externe melding: melding aan een externe derde persoon of organisatie als bedoeld in artikel 3.1 van een vermoeden van een misstand.

     

  1. Interne procedure

     

    Artikel 2.1: interne melding

    1. De melder doet de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid aan (één van) de directie(leden) of via de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 2.2 volgens de in deze regeling beschreven procedure.

    2. Indien de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid het functioneren van (één van) de adjunct directeuren, algemeen directeur of directeur operations betreft, doet de melder de melding aan de vertrouwenspersoon of aan de algemeen directeur.

    3. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 3.1 lid 2, doet de melder de melding van een vermoeden van een misstand aan (één van) de directie(leden) of via de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 2.2 volgens de in deze regeling beschreven procedure.

    4. Indien één van de directieleden de melding heeft ontvangen, legt deze die melding met vermelding van de ontvangstdatum schriftelijk vast en laat die melding voor akkoord tekenen door de melder, die daarvan een afschrift ontvangt. Het ontvangende directielid brengt de algemeen directeur zo spoedig mogelijk op de hoogte van een gemeld vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is.

    5. Indien de melding heeft plaatsgevonden bij de vertrouwenspersoon, brengt deze de algemeen directeur op de hoogte op een met de melder overeengekomen wijze.

    6. Na ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk een onderzoek gestart, tenzij:

  1. het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of

  2. op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van misstand of onregelmatigheid.

    1. Indien een onderzoek wordt ingesteld wordt door de directie beoordeeld of een externe derde als bedoeld in artikel 3.1 op de hoogte moet worden gebracht, indien sprake is van een vermoeden van een misstand.

    2. De directie stuurt binnen twee weken na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder. Hierin wordt de melder geïnformeerd over of er een onderzoek wordt ingesteld. Indien er geen onderzoek wordt ingesteld zal dit besluit worden gemotiveerd. Indien er wel een onderzoek wordt ingesteld wordt de melder geïnformeerd over door wie het onderzoek wordt uitgevoerd.

    3. De directie informeert de personen op wie de melding betrekking heeft over de melding en, indien aan de orde, over het op de hoogte brengen van een externe derde als bedoeld in artikel 3.1, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

    4. Zowel de melder als degenen aan wie het vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk.

       

      Artikel 2.2: vertrouwenspersoon

  1. Binnen Marfo is  een medewerker aangewezen als vertrouwenspersoon en is een externe vertrouwenspersoon beschikbaar. Eén van deze vertrouwenspersonen kan worden benaderd voor het in ontvangst nemen van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand en kan optreden als procesbewaker bij de meldingsprocedure. De afdeling HR heeft een overzicht van de bij Marfo aanwezige vertrouwenspersonen.

  2. De vertrouwenspersoon functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van (de leiding van) Marfo.

  3. Indien de vertrouwenspersoon een werknemer is die in dienst is van Marfo, dan is artikel 4.1 van overeenkomstige toepassing op de vertrouwenspersoon.

     

    Artikel 2.3: raadsman

  1. De melder kan in het kader van de melding van een vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand op eigen kosten een raadsman inschakelen en zich desgewenst door deze laten vertegenwoordigen.

     

    Artikel 2.4 onderzoek

  1. De directie draagt het onderzoek op aan in- of externe onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn, en laat het onderzoek in ieder geval niet uitvoeren door personen die mogelijk betrokken zijn of zijn geweest bij de vermoede misstand of onregelmatigheid.

  2. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift.

  3. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers dragen zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan, en leggen deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan degene die gehoord is. Degene die gehoord is ontvangt hiervan een afschrift.

  4. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die zij voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.

  5. Werknemers en degenen die anders dan uit dienstbetrekking arbeid bij Marfo (hebben) verricht mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan zij het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.

  6. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

  7. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. Zij sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

  8. Indien de onderzoeker een werknemer is die in dienst is van Marfo, dan is dan is artikel 4.1 van overeenkomstige toepassing op de onderzoeker.

     

    Artikel 2.5: standpunt

    1.      Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de melder door de directie schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke eventuele stappen de melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.

    2.      Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door de directie hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Deze aanvullende termijn bedraagt in beginsel maximaal vier weken. Indien een langere termijn noodzakelijk is wordt gemotiveerd aangegeven waarom dat het geval is.

    3.      De personen op wie de melding betrekking heeft worden op overeenkomstige wijze geïnformeerd als de melder als bedoeld in dit artikel, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kan worden geschaad.

     

  1. Externe procedure

     

    Artikel 3.1: externe melding

    1.      De melder kan na het doorlopen van de procedure inzake de interne melding als bedoeld in hoofdstuk II een redelijk vermoeden van een misstand melden bij een externe derde als bedoeld in dit artikel indien:

  1. de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 2.5 en dus van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;

  2. de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn(en) als bedoeld in artikel 2.5.

  1. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:

  1. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;

  2. een situatie waarin de melder serieuze aanwijzingen heeft voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;

  3. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;

  4. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand bij dezelfde persoon, die de misstand niet heeft weggenomen;

  5. een wettelijke plicht tot directe externe melding.

    3.      De melder kan de externe melding doen bij een externe instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Onder externe instantie wordt in ieder geval verstaan:

  1. een instantie die is belast met de opsporing van strafbare feiten;

  2. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift, zoals de Arbeidsinspectie of de Autoriteit Financiële Markten;

  3. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

    4.      Indien naar het redelijk oordeel van de melder het maatschappelijk belang zwaarder weegt dan het belang van de werkgever bij geheimhouding, kan de melder de externe melding ook doen bij een externe derde die naar zijn redelijk oordeel in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand te kunnen opheffen of doen opheffen.

     

  1. Rechtsbescherming

     

    Artikel 4.1: rechtsbescherming melder

  1. De melder van een vermoeden van een onregelmatigheid respectievelijk misstand bij Marfo die te goeder trouw en zowel in formeel als in materieel opzicht zorgvuldig handelt, wordt in zijn rechtspositie beschermd. Hieronder wordt verstaan dat de melder door of vanwege zijn of haar melding van een onregelmatigheid of misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld in zijn rechtspositie jegens  Marfo dan wel zijn werkgever

  2. Onder benadeling als bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel jegens de melder met enkel als reden het melden van de misstand, zoals:

  1. verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;
  2. tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband;
  3. niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;
  4. verplaatsen of overplaatsen, anders dan op eigen verzoek, of het weigeren van een verzoek daartoe;
  5. wijzigen van de functie-inhoud, anders dan op eigen verzoek;
  6. opgelegde benoeming in een andere functie;
  7. onthouden van promotiekansen;
  8. treffen van een disciplinaire maatregel;
  9. opleggen van een onderzoeks-, spreek-, werkplek- en/of contactverbod aan de melder of collega's van de melder;
  10. onthouden van salarisverhoging of emolumenten;
  11. het niet accepteren van een ziekmelding of de melder als ziek geregistreerd laten staan;
  12. afwijzen van een verlofaanvraag of het verlenen van verlof, anders dan op eigen verzoek.

3.    Van formeel zorgvuldig handelen is sprake indien:

    1. de melder de desbetreffende feiten eerst intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in hoofdstuk II, tenzij dat in redelijkheid niet van de melder kon worden gevergd zoals voorzien in deze regeling;

    2. de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt.

      4.    Van materieel zorgvuldig handelen is sprake indien:

  1. de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn;

  2. bij externe bekendmaking een maatschappelijk belang als bedoeld in artikel 1.1 onder c in het geding is;

  3. het belang van externe bekendmaking in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van Marfo bij geheimhouding.

    5.    a.    Van de melder mag worden verwacht dat deze zorgvuldig en in redelijkheid een melding doet. In geval van een valse melding of een melding waarvan de melder in redelijkheid had kunnen weten of te weten had kunnen komen dat de melding onjuist was of dat het een niet zwaarwegende zaak betrof, en waardoor schade aan Marfo en/of aan de betrokken perso(o)n(en) is toegebracht, zullen passende maatregelen tegen de melder worden genomen.

           

  1. Slotbepalingen

     

    Artikel 5.1: slotbepalingen

  1. De ondernemingsraad heeft ingestemd met deze regeling.

  2. Deze regeling treedt in werking op 1-7-2016.

  3. Deze regeling wordt algemeen bekend gemaakt door middel van publicatie op de website van Marfo (www.marfo.com)